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文書を保存する方法

シークレットのはんこ

文書は保管をする際に場所をとるということやそれらの検索性に問題が生じることなどから電子化をすることが有効になります。
重要な機密文書などに関しては検索閲覧用に電子化したうえで必要な期間の保管を経てから廃棄といった流れにする方がより安全性の高いものとなります。
文書を電子化する際にはOCRといって自動読み取りを活用することで大量の資料を簡単に電子化することができます。
全文検索などをする際にも内容に合わせて読み取ることができるため、特に論文などの単語ごとの意味合いが重要な場合に効力を発揮します。

機密文書の場合には直接ハンドリングする機会を大きく下げることができるようになるため、重要資料として保管をするという際にもその劣化を防ぐことにつながるため非常に有意義です。
注意するべき点としては読み取りの際にカタカナと漢字などで錯誤が生じる可能性も存在する部分です。
個別に問題があるときには修正したり検索の際にそれを予測したうえで行うことでこの状況を回避することができます。
社内の機密文書などの場合にはその流出についても懸念を持つ必要があります。
より簡便に持ち出すことができるようになるため、閲覧区域についてセキュリティ対策をしたりデバイスの持ち込みを禁止するといった対策が効果的です。
このように文書の電子化は普通書類だけではなく機密文書についても利点があります。
バックアップを取りやすくなるため有効に活用すべきといえます。

機密文書の電子化

情報にカギをかける

文書は一般的に紙を用いたものが公文として利用されていますが、近年では電子化が進行してきているため、公文書も電子化されている場合があります。
そのためパソコンを用いた文書の作成や転送などが一般化されてきており、中には機密文書も電子化されたものとして取り扱われていることもあります。

機密文書の電子化のメリットについては、管理が簡単であることやロックを厳重にかけておくことで防犯的な意味でも効率が良いということが挙げられています。
ただ、通常の紙の状態の機密文書を電子化するのは非常に手間や時間がかかってしまうため、いざシステムを移行しようとすると膨大な時間や費用が必要になることもあります。
そんな時にお勧めされているのが、機密文書などの電子化サービスです。
これはアウトソーシング的なサービスのひとつであり、電子化を委託することができるものとなっています。

委託する先は専門家やプロがほとんどなので自分たちで行うよりも正確であり、手間やコストなども自分たちで行うよりもパフォーマンスをよくすることが可能となっています。
また、必要な書類などをファイリングや検索・電送なども行ってくれるので、後から自分たちでも管理しやすいようにアフターサービスも充実しています。
そのため、業者によってはサービスを利用する前に事前に書類の整理や整頓をしておく必要がないという手間の削減もできるため、自分たちが利用したいと思えるサービスを提供している業者を選定して依頼する必要があります。